Maatriks-organisatsioonid ja rahvusvahelised projektimeeskonnad on toonud kaasa selle, et järjest rohkem tööalast suhtlemist toimub digitaalseid või elektroonilisi kanaleid pidi. Kaugtöö on saanud tavapäraseks ka kodusel ettevõtlusmaastikul. Üleminek digitaalsele suhtlemisele on toimunud väga lühikese perioodi jooksul, kuid mitte kõik ei ole seda omaks võtnud.

Koolitusel „Suhete juhtimine digimaailmas“ alustame sellest, et võtame aja maha ja mõtestame lahti mõisted: keel, kõne, kiri ja kultuur. Mida need sõnad meie jaoks tähendavad ja kuidas me neist aru saame? Suure tõenäosusega on erinevaid arvamusi sama palju kui osalejaid. Nii õnnestubki aru saada nendest, kes näevad maailma teisiti, kui mina seda näen.

Erinevad põlvkonnad eelistavad erinevaid suhtluskanaleid

Kaasaegsetest uuringutest selgub, et noorem põlvkond eelistab tööalaselt digitaalset suhtlemist – Messenger, Chat, SMS, e-kiri jne. Keskealine ja vanem põlvkond soovib rohkem verbaalset, silmsidel põhinevat suhtlemist. Selleks, et neid kahte väga erinevat seltskonda omavahel kontakti viia, peavad mõlemad tegema sammu lähemale teisele poolele – vanemad peavad leppima sellega, et kommunikatsioon suundub digitaalsetesse vahenditesse ja noored peavad õppima vahetut suhtlemist. Muidugi ei jookse need piirid ainult vanuse põhjal, vaid on selgelt eristatavad avatud või tõrjuva suhtumise poolest tehnoloogia võimalustesse. Meil tuleb leppida sellega, et mobiiltelefoni, tahvelarvutit või videokonverentsi enam olematuks muuta ei saa ning nende kasutamist tuleb õppida. Seegi on üks koolituspäeva teemadest.

Millised probleemid tekivad digitaalsel suhtlemisel?

Minu senised kogemused kaugtöö koolitustelt on toonud välja kaks kõige olulisemat probleemi, mis tabab üksteise nägemiskaugusest väljas olevaid töötajaid. Esimene on info liikumine, mis justkui kaob ja teine on ajajuhtimine, mida ei osata teha distantsil olevate kolleegide ja partnerite suhtes. See, et organisatsioonis info ei liigu, on sageli argumendiks ka vahetult kontoris töötavate  inimeste puhul oma hilinemiste või vigade varjamiseks.

Kuidas neid lahendada?

Kõik taandub elementaarsele suhtlemisele ja enda initsiatiivile asjadest teada saamisel – kui mul pole seda vahetul suhtlemisel, siis pole mul seda ka kaugtöö puhul. Neil juhtudel pole väliste meetmetega võimalik olukorda parandada, vaja on muuta inimeste hoiakuid ja suhtumist. Kui suhtumine on positiivne ja avatud, siis võib leida hulgaliselt abivahendeid ja keskkondi, mis võimaldavad väiksematel töörühmadel omavahel kõige värskemaid dokumentide tööversioone jagada ning talletada oma kommentaarid tööprotsessi jaoks, mida kõik ühiselt lugeda saavad. Suureks abiks on ka kalendrite jagamine omavahel ja erinevate meeldetuletuste kasutamine tähtaegade meelde tuletamiseks.

Mida saab juht teha?

Juhi rolliks kogu selles isiksuste ja tehnoloogiate virvarris on leida igale meeskonnaliikmele sobiv suhtlemisviis, tõlkida tema hoiakuid ning väljendeid neile kolleegidele, kes temast alguses võibolla aru ei saa. Muidugi eeldab see juhilt endalt avatust ja uuendusmeelsust, kuid samas ei tohi unustada ka vahetu suhtlemise oskuste treenimist.  Daniel Coleman, emotsionaalse intelligentsuse üks eestkõnelejaid on öelnud, et suhtlusvahendite keerulisus on tõstnud oluliseks keskendumise oskuse. Teadlikkus ja kohalolu ehk mindfulness on saanud lausa omaette teraapia ja juhtimiskultuuri vahendiks. Ka selle tehnikaga teeme koolitusel tutvust ja otsime koos vastuseid küsimustele, kuidas digitaalse suhtlemise korral tagada, et kõik oleksid 100-protsendiliselt kaasatud ja keskendunud ning mida teha selle eesmärgi saavutamiseks omalt poolt.

Kokkuvõtteks

Edu aluseks on suhtlemisoskused ning avatus enese arendamisel. Olude muutudes tuleb õppida uusi oskusi ning teel täiuslikkuse poole tuleb teistest aru saamiseks eelkõige iseendast aru saada. Inimesed kuulevad ja mõistavad ainult seda, millest nad aru saavad, seda nii kirjalikus kui verbaalses suhtlemises. Alustada tuleks sellest, et omavahel lepitakse kokku mõistetes – sellest alustame ka koolitusel „Suhete juhtimine digimaailmas“.

Jüri Kriisemann viib 26. septembril läbi koolituse “Suhete juhtimine digimaailmas”, rohkem infot programmi kohta leiad SIIT.